Инвентаризация компьютеров с помощью штрих-кодов

По правилам бухучета, как минимум один раз в год (обычно в начале года), каждая организация должна проводить инвентаризацию компьютерной техники. Если этот процесс не автоматизировать, то он будет каждый раз отнимать очень много времени у сотрудников ИТ подразделения. Соответственно, приносить существенные убытки компании, так как работа ИТ сотрудников оплачивается высоко.

В Hardware Inspector реализован механизм строгого контроля реального наличия на рабочих местах приписанного к ним оборудования с использованием штрих-кодов (линейные штрих-коды и QR коды). Проводить инвентаризацию можно через GUI интерфейс Hardware Inspector или через автономное (без доступа к сети и к базе данных) приложение Инвентаризатор, которое входит в состав Hardware Inspector.

В качестве штрих-кода может использоваться как код, нанесенный на устройство заводом изготовителем, так и этикетки, которые могут быть напечатаны из Hardware Inspector через отчет "Паспорт устройства".

Этикетки могут быть распечатаны как на обычном лазерном принтере на бумаге формата А4, так и на специализированных этикеточных принтерах. При печати на обычном принтере удобно использовать листы самоклейки. Встроенный в программу дизайнер отчетов позволяет пользователю создать свой шаблон этикетки с логотипом организации и необходимым составом данных.

Процедура инвентаризации
Идентифицировать устройства можно с помощью штрих-кода, стикера, инвентарного номера, серийного номера или номера паспорта. В окне ввода набирается номер (вручную на клавиатуре или считывается сканером штрих-кода со стикера, наклеенного на устройство), и устройство попадает в список "Инвентаризованные". То оборудование, которое еще не идентифицировано, но приписано к данному рабочему месту, находится в списке "Не инвентаризованные".

Если инвентаризованное устройство приписано к другому рабочему месту, то оно попадает в отдельный список "Числится на другом рабочем месте".

Соответственно, на том рабочем месте появится список "Обнаружено на другом рабочем месте". В таком случае на основании инвентаризации можно провести перемещение устройства.

Состояние инвентаризации наглядно представлено в одноименной форме.

Период текущей инвентаризации включает в себя текущую дату. По каждому устройству можно посмотреть историю инвентаризаций, в ходе которых данное устройство было идентифицировано.

Предполагается, что при проведении инвентаризации компьютеров сотрудники ИТ отдела обходят рабочие места со сканером штрих-кода и ноутбуком (а лучше - недорогим нетбуком). Ноутбук вместе со сканером штрих-кода выполняет функции недорогого интеллектуального терминала сбора данных.

Перед тем как идти по рабочим местам, из Hardware Inspector экспортируется в программный модуль "Инвентаризатор" файл описания базы данных. Инвентаризатор использует эту "выжимку" из базы данных для идентификации сканируемых устройств.

По возвращении в ИТ отдел в Hardware Inspector импортируется инвентаризационный пакет. В историю инвентаризации каждого устройства, подлежащего инвентаризации, добавляется запись о факте наличия этого устройства такого-то числа на таком-то рабочем месте. Этот факт подтвержден таким-то сотрудником, который осуществлял сканирование.

Начальник ИТ отдела при этом видит общее состояние процесса открытой инвентаризации. Какие рабочие места уже проинвентаризированы, какие еще нет. А также отклонения, обнаруженные в ходе проведения инвентаризации.

В принципе, проводить инвентаризацию устройств путем сканирования штрих-кодов можно и из самой программы Hardware Inspector. Но при этом компьютер, на котором запущен Hardware Inspector, должен быть подключен к сети и иметь доступ к рабочей базе данных.

Оборудование для проведения инвентаризации
Для совместного использования с Hardware Inspector рекомендуется иметь в наличии сканер штрих-кодов (USB или беспроводной). Наиболее удобен при проведении инвентаризации на местах bluetooth сканер. В любом случае сканер должен поддерживать режим эмуляции клавиатуры. То есть при сканировании штрих-кода в любой текстовый редактор в месте нахождения курсора должно напечататься его значение.
Кроме того, желательно иметь этикеточный принтер с долговременным хранением изображения на этикетках, которое не выцветает со временем и от воздействия высокой температуры. Например, должен подойти термотрансферный этикеточный принтер с красящей лентой типа воск-смола (wax-resin). Причем принтер должен иметь драйвер для Windows, чтобы на него можно было печатать из приложений как на обычный принтер.
Также можно печатать этикетки на листах самоклейки формата А4 на простом лазерном принтере.
Идеальным решением является беспроводной сканер штрих-кодов (на перспективу рекомендуем с поддержкой QR-кодов) и этикеточный принтер с антивандальными этикетками. Антивандальные этикетки устойчивы к механическим повреждениям и воздействию влаги.