Веб-вариант учета заявок предлагает пользователям Вашей организации возможность самостоятельной регистрации.
Предполагается, что такая возможность разумна, так как доступ к ней имеют только сотрудники Вашей организации в Intranet и "хулиганить" никто не будет. В то же время, на этапе формирования базы данных это снимает с администратора задачу формирования справочника пользователей.
Кроме того, сама по себе специфика работы службы поддержки должна прилагать максимум усилий для решения проблем пользователей и, если пользователь по какой-то причине еще не имеет доступа, он тут же сможет его получить.